Corona en de impact op ondernemers, met Bas van der Veldt (CEO AFAS Software)

In Corona en de impact op ondernemers, het dagelijkse interview van Financial Focus, praten we met AFAS Software CEO Bas van der Veldt. Het bedrijf uit Leusden grossiert de laatste jaren in awards, blinkende jaarcijfers en complimenten. Maar wat is de impact van de coronapandemie voor AFAS? En hoe blijft een organisatie van 500 medewerkers toch functioneren?

Voor de luisteraar die denkt, AFAS dat is toch die concerthal, circustheater, voetbalclub sponsor? Wat is AFAS precies?

AFAS is het softwarebedrijf achter alle sponsorschappen die je zojuist noemde. Wat je noemde zijn sponsorschappen en wij zijn een software bedrijf. Wij maken ERP software. Dat is software om al je administratieve processen in je bedrijf te automatiseren.

Met al die thuiswerkers hebben jullie het druk nu?

Ik moet zeggen dat het wel anders is. Wij hebben 500 medewerkers en ze werken alle 500 thuis.

Jullie hebben een hele sterke bedrijfscultuur, kun jij die misschien kort toelichten voor de luisteraar die dat niet weet?

Ja, wij zijn een bedrijf dat heel erg sterk inzet op cultuur, werkgeluk en medewerkers. Dat doen wij omdat wij denken en geloven dat als medewerkers happy zijn, dat ze ook de klant happy maken. Wij doen het door middel van medewerkers voor klanten, proberen daarin inspirerend te zijn naar andere bedrijven zodat die ook geraakt worden. Dit komt doordat je met een positieve bedrijfscultuur heel veel kunt bereiken. We hebben ook eigenlijk geen regels als bedrijf, dat is een van de dingen die heel erg opvalt voor de buitenwacht.

Ik ben toevallig een paar keer bij jullie op kantoor te gast geweest. Jullie kantoor is een  belangrijk factor in die bedrijfscultuur, het fungeert echt als een soort clubhuis. Hoe houden jullie die sfeer nu intact, met 500 medewerkers die thuis werken?

Ja een van de belangrijkste onderdelen van dat kantoor is dat er een theater in zit wat wij elke maand gebruiken om medewerkers hun visie, lief en leed, persoonlijke dingen te laten delen. Deze interactie heb je nu niet, dat theater kunnen wij nu niet inzetten. Wij hebben er nu voor gekozen om iedere dag een Corona update te doen. Iedere dag om half 5 zit ik voor de webcam met af en toe wat collega’s die mij daarbij assisteren en dan doen wij een soort Corona goed nieuws show vanuit huis voor alle medewerkers. We hebben het dus eigenlijk in plaats van een keer per maand, nu zelfs elke dag. Alles om zo die cultuur goed te houden.

Een Corona en goed nieuws show kan ik nog niet helemaal rijmen, maar hoe ziet dat eruit? Wat meld jij je medewerkers dan?

Het is niet zo dat we onze ogen niet sluiten voor de ellende die Corona oplevert. We nemen in de update ook medewerkers mee die het op dit moment hebben. We hadden al vrij vroeg ook een aantal medewerkers die Corona hadden, we delen dan ook hun verhalen. Het effect van Corona, hoe is het om het te hebben. Het is bijvoorbeeld op dit moment zo dat twee van de medewerkers die het hebben gehad hun geur en smaakvermogen volledig kwijt zijn. Dat blijken toch wel belangrijke indicatoren te zijn voor Corona. Dat deelden wij al voordat het breed gedeeld werd. Omdat we het heel persoonlijk proberen te maken. Maar, de andere kant is het ook een kans. Nogmaals de ellende is er, daar sluit ik mijn ogen niet voor er zijn namelijk ook familieleden van medewerkers aan overleden. Het is wel een kans om aan medewerkers en klanten te laten zien dat je wel degelijk op een fantastische manier anders kunt werken, vanuit huis. Als je het maar goed georganiseerd hebt. Wij hebben echt in nu 12 dagen quarantaine meer innovatie gezien dan dat wij normaalgesproken in een heel half jaar zien. Wat dat betreft geeft het ook veel inspiratie, creativiteit en nieuwe mogelijkheden.

Hoe blijft een organisatie met, ik citeer jullie website even, 500 blije eikels, draaiende terwijl iedereen thuiswerkt? Hoe pakken jullie dat aan?

Wij ontvangen normaal gesproken 13.000 cursisten per jaar in ons kantoorpand, maar dat kan niet meer. Je mag niet meer bij elkaar komen en wij hebben docenten die thuiswerken. Hoe kregen we het georganiseerd dat een cursus toch door kon gaan, vanuit huis? Nou, in twee dagen hadden we dat opgezet. De eerste paar dagen kwamen onze docenten wel degelijk naar AFAS, en deden daar vanuit een leeg, maar volgehangen met camera’s, lokaal de cursus. Intussen zitten ook de docenten thuis. In ons pand zit nu daadwerkelijk helemaal niemand. Dat zijn dingen die wij altijd al wel wilden, alleen nu versneld vorm hebben gegeven. Nu wordt er een consultancy dag op afstand gedaan. Sales demos en gesprekken, soms zelfs aanbestedingen, allemaal online. Dat zijn natuurlijk dingen die prima online kunnen. Het is veel moeilijker voor restaurants, je kunt iemand natuurlijk niet online te eten geven. Wat je wel kunt doen als restaurant is je richten op een vorm van thuisbezorging, terwijl ze dat normaal niet doen. Dat is natuurlijk wel wat je kunt doen. In sommige branches, grappig genoeg noemde jij onze sponsors aan het begin, zoals AZ wordt niet gevoetbald. Bij AFAS live, zijn er geen concerten. Bij het AFAS circustheater zijn er geen theatervoorstellingen. Dat zijn de branches die zwaar getroffen worden. Daarnaast zijn dat ook nog is een keer AFAS klanten. Dus wij zijn misschien direct hier niet door gedupeerd, maar als het met onze klanten niet goed gaat, gaat het met ons ook niet goed.

Hoe ervaar jij het volledig thuiswerken? Mis je de koffiecorner op kantoor?

Zeker, ik ben iemand die van mensen houd. Ik mis het feit dat ik zelf kan bepalen wat ik van mensen zie. Dat zal ik even toelichten. We zien via de camera de ander, ik zie dus eigenlijk  alleen wat een ander mij van hem wil laten zien. Ik kan dus niet even om het hoekje kijken, ik kan niet zien wat hij achter de bank verstopt heeft. In werkelijk contact is dat natuurlijk wel zo. Ik mis het feit dat je mensen niet meer kunt zien zoals jij ze wilt zien. Tot nog toe zijn de dagen ook wel intensief. Ik zit veel meer achter het scherm dan normaal. Ik merk echt wel dat ik aan het eind van de dag meer vermoeid ben dan wanneer ik op kantoor zit.

Grappig dat je dat zegt, het is volledig insgelijks. Inderdaad, je bent bekaf aan het einde van de dag.

Jazeker, je moet het managen. Zojuist heb ik een uur lang gewandeld. Ik vind wel dat ik mijn 10.000 stappen moet maken. Tijdens het wandelen luister je wel een podcast, of heb je allemaal ingesproken berichten, of online meetings. Wel heel bewust om rekening te houden met dat je de beweging erin houdt. Maar ondanks dat blijkt het gewoon vermoeiend te zijn.

En hoe vaak ging het over Corona bij die koffiecorner in de weken voorafgaand aan de quarantaine periode? Je zei net zelf, we hebben Corona gevallen, direct als indirect, bij AFAS? Maakten jullie je al snel zorgen?

Het kwam echt heel erg in de buurt pas eigenlijk de week waarin wij op vrijdag allemaal thuis zijn gaan zitten. Toen hebben wij de hele moeilijke keuze gemaakt, volgens mij op woensdag, dat werkelijk mensen die vanuit Brabant naar onze cursus waren gekomen, uit de cursus te halen en ze te verzoeken om naar huis te gaan. Dat was echt een hele moeilijke bedrijfsmatige beslissing om te nemen. Toen kwam het heel dichtbij. Toen stopte het ook al vrij snel, wat alles te maken heeft met feit dat wij als mensen denk ik gewoon heel moeilijk om kunnen gaan met exponentiële groei. We begrijpen dat niet, ons hoofd kan dat heel moeilijk omvatten. Als het er zegmaar drie dagen geleden 1 was, de dag erna 2 en de dag daarna 4, 8, 16, 32 enzovoort. Dat het dan in een keer een heel groot probleem is, terwijl het een paar dagen daarvoor niet zo was, daar hebben wij als mensen heel veel moeite mee. Om zo te denken.

Ja, en dan hebben wij als Westerse samenleving ook nog nooit zo’n pandemie meegemaakt.

Wij hebben nooit ellende meegemaakt. Er zijn een aantal mensen die ik nu mentaal heel zielig in een vind gaan hoekje gaan zitten. Waarvan ik denk, wacht even, onze generatie en de generatie daarvoor hebben eigenlijk nooit echt wat meegemaakt. Geen oorlog, geen honger, geen ellende. Dus op dat vlak zijn wij mentaal slecht voorbereid.

Ja. een totale reset wat dat betreft. Je zei net zelf, we moesten een moeilijke bedrijfsmatige beslissing nemen. De corona crisis, daar kun je eigenlijk niet tegen op ondernemen?

Jawel, dat weiger ik. Je kunt ruwweg de bedrijven in tweeën verdelen. De ene gaat bij de pakken neerzitten, de ander gaat met man en macht alternatieven verzinnen. De echte ondernemer wordt aangezet in plaats van uit. Innovatie ontstaat door beperking. Hoe beperkter je wordt, hoe creatiever je moet zijn. Nee, ik zou zeggen de echte ondernemers komen nu naar voren. De echte eikels trouwens ook, je hebt het natuurlijk gezien bij de Action. Het verlengen van de betaaltermijn naar je leveranciers van 60 naar 90 dagen. Ja, was je al een eikel,  dan ben je nu nog meer een eikel. Was je al goed, dan blijk je nu nog beter te zijn. Ik denk dat de crisis onze echte identiteit versterkt. Nou, ik begin zowat filosofisch te klinken.

Bas, ik zei net al in het begin, jullie producten lijken corona crisis-proof, met al die thuiswerkende klanten. Is dat ook zo?

Nee, onze klanten worden wel geraakt en dus worden wij ook geraakt.

Dus de indirecte gevolgen zijn aanwezig?

Zeker, dat merken wij heel direct; klanten die trajecten terugtrekken, optimalisatie, trajecten die ze met ons aan het doen waren even on hold zetten. Maar aan de andere kant zien we ook bedrijven die zeggen: hé, ik heb iets meer tijd omdat mijn werk wat anders ingedeeld i,s en nu wordt het misschien wel tijd dat ik mijn organisatie de 21ste eeuw in help met moderne software. Dus, het is meer een verschuiving dan dat het allemaal naar beneden gaat, dat is dus niet zo. Er zijn juist nu ook bedrijven die een ERP-software product willen en bij ons een implementatie willen.

Zijn jullie tegen praktische zaken aangelopen? Rokende servers bijvoorbeeld omdat er ineens een stuk meer mensen jullie services gebruiken?

De eerste paar dagen merkten we dat het even een stukje minder was, we hadden bijna 30% minder klanten die bijvoorbeeld incidenten bij ons melden, support vragen stelden. Dat begint zich langzaamaan weer te normaliseren. Nee wij zijn niet de Netflix die de bandbreedte moet downscalen. Nee wij werden niet direct geraadpleegd en dat kan ik begrijpen. In tijden van crisis ga je je eerst focussen op je primaire processen en leg je je secundaire processen even tijdelijk stil.

Je noemde net al klanten die wellicht geraakt gaan worden door de corona ciris. Staan jullie nou veel in contact met jullie klanten? Hoe werkt zoiets?

Er is extreem veel contact, echt heel erg veel contact. Heel veel bedrijven die ook geen klant zijn en toch bij ons terecht komen. Ze zeggen: hé help ons, we hebben de afgelopen jaren niet genoeg geïnvesteerd in moderne technologie waardoor we nu onderbemand zijn. Help ons. Maar ook klanten die aangeven dat ze op termijn niet aan betalingsverplichting kunnen voldoen, wat voor een mogelijkheden bieden jullie. Dus veel diversiteit, mensen weten Leusden nog steeds te vinden.

Wat voor een mogelijkheden zijn er dan? Zijn jullie wat schappelijker in deze tijd?

Zeker, maar op zich niet anders dan anders. Het was altijd al mogelijk bij ons om je licentie maandelijks te verlagen. Het was altijd al mogelijk om een consultancy dag een paar dagen van te voren te annuleren. Op dat vlak waren we al netjes ingesteld. We hebben nu opnieuw bij al onze klanten onder de aandacht gebracht dat als ze met minder medewerkers werken, dat ze hun licentie naar beneden kunnen schroeven. Dan hoef je ons minder te betalen. Kan een consultancy dag niet doorgaan? Annuleer hem dan kosteloos. We brengen wat we altijd al deden, opnieuw onder de aandacht. Tegelijkertijd staan we bekend als een partij die zich altijd ook voor het maatschappelijke belang inzet. We doen dat door middel van onze AFAS foundation, Wat leuk is om te vertellen is dat we gisteren samen met de Philips foundation een initiatief hebben gelanceerd om vijf tenten met in totaal 100 geïsoleerde bedden beschikbaar te stellen voor ziekenhuizen in rampgebieden, dat is dus momenteel ook Nederland. We vinden het heel belangrijk dat we juist nu er zijn voor de zorg. Het is nodig. Ik hoop en zie gelukkig dat er heel veel organisaties zijn die doen wat ze kunnen. Wij kunnen dat doen met een mooi geldbedrag, maar er zijn ook organisaties die hun mensen nu niet kunnen inzetten dus ze laten helpen om een zorginstelling schoon te maken, of om te koken voor bejaarden, of verzin het allemaal meer. Ik zie dat Nederland en de mens überhaupt zich ontzettend goed inzet. Ik zie op de Action na eigenlijk alleen maar fantastische voorbeelden. Maar goed, bij de Action werken ook waanzinnig veel lieve en betrokken mensen. Ze hebben alleen het punt van de private equity, die ergens in het buitenland zitten, nul betrokkenheid hebben met het land waar ze iets gekocht hebben en alleen maar die laatste euro eruit willen trekken. Nogmaals, dat is niet elke private equity, maar wel veel. We hebben dat ook bij de Hema gezien. Ik blijf daar erg veel moeite veel hebben.

Hoe staat het met jullie nieuwe kantoor? Dat is een groots project, gaat daar de planning nog van veranderen?

Op dit moment, en zolang er geen andere maatregelen door de overheid worden ingesteld, gaat het gewoon door. De bouw überhaupt gaat door, de mensen houden de afstand. Het is gelukkig een groot experience center, je kunt als bouwer de hele dag daar werken zonder iemand tegen te komen. Dus alles gaat voor zover gewoon door en we lopen op schema.

Wanneer willen jullie dat gaan betrekken?

De bedoeling is om er 15 december in te trekken.

Heb je nog tips voor andere ondernemers?

Ja, ik zou zeggen: zoek de twee, drie, vier meest creatieve mensen in je organisatie. Ga daar nou eens mee zitten en ga daarmee, zoals onze vorige directeur altijd zei: creatief stofzuigen. Ga eens kijken wat je allemaal wel kan doen. Er is niks zo vervelend om passief in een hoekje te gaan zitten en wachten tot het overwaait. Het kan nog een hele tijd gaan duren namelijk. Je krijgt zoveel energie van in  een doel en in een actie modus gaan zitten. Dat zou mijn tip zijn. Juist nu, creativiteit, innovatie en vooral doen!