Iemand aanwijzen die namens u kan handelen als u het zelf niet meer kunt? Dat kunt u regelen met een algemene notariële volmacht, als zelfstandige akte of als onderdeel in uw notariële levenstestament. Let er dan goed op dat u geen regelingen treft waardoor uw volmacht niet goed uit de verf komt. Hieronder staan zeven van zulke knelpunten die wij bij de bank regelmatig tegenkomen. Notarissen zijn op de hoogte van deze punten, dus als het goed is komen ze niet meer in nieuwe levenstestamenten voor. Maar wellicht heeft u een ouder levenstestament waarin nog wel een knelpunt zit. En daarnaast geven deze punten u een begrip over de situatie die ontstaat als een gemachtigde namens u aan de slag gaat.
1: Zorg voor een duidelijke start
Het geven van een algemene volmacht is een grote stap. Zeker als de volmacht direct ingaat. Om de stap kleiner te maken, wordt de volmacht soms aan de voorwaarde gekoppeld dat u het zelf niet meer kan. Maar werkt een dergelijke voorwaarde in de praktijk wel?
Een volmacht die direct ingaat, is duidelijk. De gemachtigde is bevoegd vanaf het moment dat de volmacht is gegeven. Als bank kunnen we een dergelijke volmacht direct verwerken. Dat de gemachtigde pas gaat handelen als het noodzakelijk is, is dan een ‘gentlemen’s agreement’ tussen u en de gemachtigde.
Maar soms is de gemachtigde pas bevoegd bij ‘belet en ontstentenis’ van de volmachtgever. Het is de bank vaak niet duidelijk of daarvan sprake is. Alleen de mededeling van de gemachtigde is niet voldoende. De bank zal daarom vragen om een doktersverklaring, als objectief bewijs. Het is dan duidelijker om te spreken over een doktersverklaring als voorwaarde voor het ingaan van de volmacht. En we kunnen de volmacht pas verwerken nadat er een doktersverklaring is.
Wilt u verzekeren dat de gemachtigde alleen namens u handelt als dat ook echt nodig is? Dan past de voorwaarde. Maar realiseert u zich dat er een vacuüm kan ontstaan: u kan het niet meer, maar de gemachtigde kan pas namens u aan de slag als dat objectief is vastgesteld. Meer hierover leest u in ons artikel “Wanneer treedt uw levenstestament in werking?”.
2: Voorkom dat gemachtigden gezamenlijk moeten handelen
Als er meerdere kinderen zijn, willen ouders soms dat zij gezamenlijk handelen. Onderling overleg is dan verzekerd. Maar dat is niet altijd praktisch. De gemachtigden moeten steeds samen aanwezig zijn als zij wat willen regelen. Voor bankzaken kan dit deels worden ondervangen. Een gemachtigde kan een betalingsopdracht klaarzetten ter goedkeuring voor de andere gemachtigde. Maar pinnen om bijvoorbeeld de boodschappen te betalen, zal niet gaan. Het is immers niet mogelijk om af te dwingen dat u samen gaat pinnen. De meest praktische oplossing is dat de gemachtigden elkaar (eventueel alleen voor bankzaken) ondervolmacht mogen geven. Het levenstestament moet deze mogelijkheid wel bieden. De gemachtigden kunnen dan zelfstandig betalingen doen en pinnen. Via mobielbankieren kunnen ze elkaar makkelijk controleren.
3: Leg de gemachtigde geen beperkingen op
In een volmacht kunnen beperkingen zitten voor de gemachtigde. Bijvoorbeeld dat de gemachtigde geen schenkingen mag doen namens de volmachtgever. Of niet namens de volmachtgever met zichzelf mag handelen. Dergelijke beperkingen zijn een probleem als de gemachtigde toegang tot uw betaalrekening moet krijgen. Dat is namelijk een onbeperkte toegang. En als de gemachtigde toegang heeft tot uw rekening, zou die ook iets kunnen doen dat in strijd is met de beperking.
Het gevolg is dat de bank uw volmacht wellicht niet accepteert, omdat zij een juiste uitvoering niet kan waarborgen. De oplossing is te bepalen dat deze beperkingen alleen gelden in de interne verhouding tussen gemachtigde en volmachtgever. En niet voor externe partijen als de bank. U verzoekt de gemachtigde bijvoorbeeld geen schenkingen namens u te doen. Dan is er sprake van een situatie waarin uw gemachtigde wel ‘kan’ maar niet ‘mag’. Dit komt ook aan de orde in ons artikel “Bent u de gemachtigde in een levenstestament? Let dan op deze zaken”.
4: Hanteer geen onwerkbare limieten
Dit is een ander voorbeeld van een beperking voor de gemachtigde. Stel dat u het bedrag waarover de gemachtigde mag beschikken, maximeert tot € 5.000 per dag. Het is dan de vraag of de bank dat kan verwerken in haar systemen. Is dat niet het geval? Dan kan dat betekenen dat de bank de volmacht beperkter moet uitvoeren of zelfs niet kan accepteren.
De bank kan wel een limiet per transactie afdwingen, maar niet een maximaal bedrag per dag, week of maand. En omdat er meerdere transacties op een dag kunnen plaatsvinden, is een limiet per transactie geen adequate risicobeheersing.
5: Schrijf toegestane handelingen zo veel mogelijk op
Een algemene volmacht kan heel kort zijn: ‘alles mag’. Dat lijkt duidelijk, maar is het niet. Is het echt toegestaan dat de gemachtigde het risicoprofiel van de beleggingen gaat wijzigen? Zou ook zijn bedoeld dat de gemachtigde schenkingen mag doen namens de volmachtgever? Een korte volmacht kan zo leiden tot veel vragen bij partijen waarmee uw gemachtigde zaken gaat doen.
Beter is het dan ook om zoveel mogelijk handelingen die nodig kunnen zijn op te schrijven. Het is dan glashelder dat het de bedoeling is dat de gemachtigde die handelingen mag verrichten. Een restbepaling is wel aan te raden (‘deze opsomming sluit geen andere handelingen uit’). Deze restbepaling fungeert dan als vangnet en niet als hoofdregel.
6: Zorg voor een duidelijk einde
De wet kent een aantal beëindigingsgronden, zoals overlijden van de volmachtgever, zijn ondercuratelestelling of zijn faillissement. Deze gronden zijn objectief en controleerbaar voor de bank.
Soms zijn beëindigingsgronden niet te controleren. Zoals het ‘beëindigen van de samenwoning van de volmachtgever en gemachtigde’. De bank weet niet wanneer dat aan de orde is en dat kan er toe leiden dat de bank een volmacht niet accepteert.
7: Vergeet de BV niet
Als de volmachtgever enig aandeelhouder en bestuurder is van een BV, is het vaak de bedoeling dat de gemachtigde ook kan beschikken over de bankrekening van die BV. Dat kan worden geregeld, maar moet wel expliciet gebeuren. Een volmacht met een zinsnede als ‘ik geef volmacht in al mijn hoedanigheden’ is niet voldoende. Ziet u hierover nader ons artikel “Uw BV en uw levenstestament”. U leest daarin ook dat een regeling ‘in de BV’ waarschijnlijk het meest logisch is als er meerdere aandeelhouders en/of bestuurders zijn.
Kijk uw volmacht nog eens na
Als bank geven we graag uitvoering aan uw volmacht. Maar we moeten er ook voor zorgen dat uw gemachtigde binnen zijn of haar bevoegdheden over uw bankrekening beschikt. Zorg ervoor dat de hiervoor genoemde knelpunten niet bij uw levenstestament optreden.
Op onze site leest u meer over deze zaken, onder meer over het aanmelden van uw levenstestament bij de bank.
Heeft u een vraag over dit artikel?
De specialisten van ABN AMRO MeesPierson komen graag met u in contact.