Welke organisaties moeten zich inschrijven in het UBO-register?
Bedrijven zoals bv’s, nv’s, en commanditaire vennootschappen (cv’s), maar ook stichtingen en verenigingen moeten zich inschrijven in het UBO-register. Deze registratie moet plaatsvinden voordat ze zich inschrijven in het Handelsregister. De wet bepaalt namelijk dat een inschrijving in het Handelsregister niet mogelijk is zonder eerst in het UBO-register te worden geregistreerd. Wijzigingen in de UBO-gegevens moeten binnen 7 dagen worden doorgegeven.
Trusts en soortgelijke juridische constructies, zoals fondsen voor gemene rekening, moeten zich registreren in het daarvoor bestemde UBO-register. Deze registratie moet binnen één week na oprichting plaatsvinden.
Waarom een UBO-register?
Het UBO-register is bedoeld om inzicht te geven in wie binnen een organisatie de touwtjes in handen heeft, zowel voor als achter de schermen. Dit voorkomt dat personen zich achter een organisatie kunnen verschuilen om bijvoorbeeld geld wit te wassen of terrorisme te financieren.
Wie is/zijn UBO?
De UBO is altijd een natuurlijk persoon. Een bv (een rechtspersoon) kan dus zelf geen UBO zijn. Een vennootschap of andere organisatie kan één of meerdere UBO’s hebben. Voor een bv geldt dat de UBO degene is die direct of indirect meer dan 25% van de eigendom of zeggenschap heeft. Als er geen UBO lijkt te zijn, dan wordt het hoger leidinggevend personeel als pseudo-UBO aangemerkt.
Bij trusts en fondsen voor gemene rekening gaat het onder andere om de insteller, beschermer en beheerder, evenals degenen die een belang hebben in de trust of het fonds. Er is een uitzondering voor fondsen met meer dan 150 deelnemers.
Uitspraak Europees Hof over gegevensbescherming
Het Europees Hof van Justitie heeft op 22 november 2022 bepaald dat de Europese afspraken moeten worden gewijzigd. De Europese Commissie moet de richtlijn aanpassen zodat de UBO-registers in de lidstaten niet meer toegankelijk zijn voor iedereen. Inmiddels heeft de minister van Financiën de Kamer van Koophandel verzocht de toegang tot het register af te schermen. De informatie in de registers zijn niet meer toegankelijk voor het grote publiek.
Het wetsvoorstel
Volgens het wetsvoorstel moeten alleen de volgende partijen toegang krijgen tot de UBO-registers:
- Partijen die op basis van de anti-witwasrichtlijn verplichte toegang moeten hebben, zoals bevoegde autoriteiten en FIU’s, meldingsplichtige entiteiten in het kader van cliëntenonderzoek, en elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die een legitiem belang kan aantonen.
- Partijen die toegang krijgen in het belang van de naleving van sancties en toezicht hierop.
- Bestuursorganen en rechtspersonen met een overheidstaak die op basis van een wettelijke of Europeesrechtelijke verplichting UBO’s moeten achterhalen.
- Partijen die in de UBO-registers staan ingeschreven, voor zover het hun eigen gegevens betreft.
Als het wetsvoorstel wordt aangenomen, zal er in een uitvoeringsregeling verduidelijking moeten worden gegeven, bijvoorbeeld wat een legitiem belang is voor personen om toegang te krijgen.
Kunt u nog zaken regelen ten behoeve van uw privacy?
Als u een belang heeft in een vennootschap, kunnen personen die toegang hebben tot het UBO-register dit zien. In het Handelsregister kunnen zij de cijfers en vermogenspositie van de bv lezen in de jaarstukken die u daar moet publiceren. Door informatie uit beide registers te combineren, krijgen partijen inzicht in uw financiële positie. Als u dit niet wenselijk vindt, kunt u uw ondernemingsstructuur aanpassen. Men kan dan bijvoorbeeld wel zien dat u een belang heeft in de vennootschapsstructuur, maar niet wat de waarde van uw belang is. Het is belangrijk om de structuur tijdig aan te passen, bijvoorbeeld voordat u uw onderneming verkoopt. Gegevens die eenmaal gepubliceerd zijn, blijven zichtbaar in het Handelsregister. Meer informatie over UBO’s en de UBO-registratie vindt u op de pagina ‘De belangrijkste vragen over het UBO-register’ van de Kamer van Koophandel.
